ビジネス文書作成（ライティング）研修

2026/01/20

はじめに

「部下からの日報が、ポエム（感想文）のようで要領を得ず、読むのに疲れる」
「メールのラリーが5往復しても、まだ会議の日程が決まらない」
「チャットで指示を出したら、『冷たい』『怒っている』と誤解され、若手が萎縮してしまった」

対面での会話が減り、SlackやTeams、メールなどの「テキストコミュニケーション」が主戦場となった今、文章力の低下は深刻な経営課題です。「読めば分かるだろう」という甘えは通用しません。分かりにくい文章は、読み手に「解読」という無駄な労力を強き、確認のための再連絡（手戻り）を発生させ、組織全体のスピードを劇的に落とします。

ある調査では、ビジネスパーソンは勤務時間の約3割を「メールやチャットの読み書き」に費やしていると言われます。もし、全社員のライティングスキルが上がり、メール作成時間が半分になり、誤解によるトラブルがゼロになったら？その経済効果は計り知れません。

本記事では、単なる「てにをは」の矯正ではなく、ロジカルシンキングに基づいた「一読で伝わり、相手を動かす文書」を書くための実践的トレーニングについて、AI活用視点も含めて解説します。

1.ビジネス文書作成研修をひとことで言うと？

ビジネス文書作成研修とは、一言で言うと「読み手の『読むコスト（時間と労力）』を最小化し、最短距離で目的（報告・連絡・相談・決済）を達成するための『情報の設計技術』を学ぶトレーニング」のことです。

学校で習った「作文」とはゴールが逆です。

作文・小説：起承転結で盛り上げ、情緒や過程を味わってもらう（読ませる文章）。
ビジネス文書：結論から書き、1秒でも早く読み終えてもらう（読ませない文章）。

「美しい文章」を書く必要はありません。必要なのは、「誰が読んでも同じ解釈になり（正確性）」、「何をすべきかが明確（具体性）」な文章です。これは文才やセンスではなく、ロジカルシンキングのアウトプットスキルそのものです。

【用語の要約】

目的：コミュニケーションの効率化、誤解やトラブルの防止、知的生産性の向上
対象：全社員（特に新入社員〜中堅社員、管理職）
キーワード：結論ファースト、PREP法、箇条書き、一文一義、クッション言葉

2.なぜ今、「書く力」が再評価されているのか

生成AIが登場し、「文章なんてAIに書かせればいい」という声もあります。しかし、現実は逆です。AI時代だからこそ、人間のライティングスキルが問われています。

①テキストが「人格」を作る時代

リモートワークでは、相手の顔を見る機会より、相手のチャットを見る機会の方が圧倒的に多いです。「文章が雑な人」は「仕事が雑な人」と判断され、「論理的で配慮のある文章を書く人」は「知的な人」として信頼されます。テキストコミュニケーションの質が、そのまま評価や信頼残高に直結する時代になったのです。

②「非同期コミュニケーション」の重要性

「あとでZoomで説明します」は、相手の時間を拘束する行為です。優秀な組織は、ドキュメント（文書）だけで情報共有が完結します（非同期コミュニケーション）。Amazonがパワポを禁止し、Wordの資料を読ませて会議をするように、「文書だけで自走できる（説明不要な）組織」を作ることが、生産性向上の鍵です。

③生成AIへの「プロンプト（指示）」

ChatGPTに良い文章を書かせるには、人間が論理的で明確な指示（プロンプト）を書かなければなりません。「いい感じに謝っておいて」では、AIはトンチンカンな謝罪文を作ります。「宛先は取引先、状況は納期の遅れ、原因は台風、代替案は来週月曜納品」と構造的に書く力がないと、AIという優秀な部下を使いこなせません。

3.カリキュラムの核心：「設計」と「装飾」

研修では、いきなり書き始めさせません。「書く前の準備（設計）」に8割の時間を使わせます。

①ターゲットとゴールの設定（書く前の設計）

PCに向かう前に、以下の問いに答えられるかを確認します。

誰に（Who）：上司か、顧客か？（専門用語は通じるか？）
何のために（Why）：報告か、相談か、依頼か？
どうしてほしいか（Action）：「読んで終わり」か「返信が欲しい」か「承認してほしい」か？
ここが曖昧なまま書かれたメールが、いわゆる「で、何？」と言われる悪文になります。

②論理構成の「型」（PREP法）

ロジカルシンキング研修でも登場した「PREP法」を、文章作成に適用します。

件名：【相談】A社への提案書の件（結論と目的を明記）
本文：
- P（結論）：A社への提案納期を1日延長したく、承認をお願いします。
- R（理由）：先方から追加の要件定義があったためです。
- E（詳細）：具体的には○○の機能について……
- P（結び）：つきましては、〇〇までに承認をお願いします。

③論理の冷たさを補う「クッション言葉」

ここが加筆ポイントです。PREP法だけで書くと、「納期を遅らせてください。理由は〜です」となり、非常に冷淡で、場合によっては反感を買います。ビジネス文書には、論理を包む「緩衝材（クッション）」が必要です。

依頼：「お忙しいところ恐縮ですが」「可能であれば」
断り：「あいにくですが」「大変心苦しいのですが」この一言があるだけで、同じ結論でも相手の受け止め方は「命令」から「相談」へと変わります。
「ロジック＋配慮」がプロのライティングです。

4.メディア別の書き分け：「チャット」と「メール」

現代の研修では、従来の「ビジネスメール」だけでなく、「ビジネスチャット」の作法を教えることが必須です。

ビジネスメール（Formal）

特徴：証跡として残る、社外向け、儀礼的。
ポイント：宛名、挨拶、署名を省略しない。CC（共有）の使い分け。

ビジネスチャット（Casual & Speedy）

特徴：リアルタイム、社内向け、短文。
ポイント：「お疲れ様です」は不要（即本題へ）。メンション（@）を適切に使う。
注意点：チャットは「会話」ですが、ログは残ります。感情的な書き込みや、短すぎる返信（「り」など）は避け、スタンプで感情を補うテクニックも、現代のマナーとして教えます。

5.効果的な研修手法：「添削（赤ペン先生）」

「良い文章の例」を見るだけでは、書けるようになりません。「悪い文章」を「良い文章」に直すトレーニング（リライト）が最も効果的です。

Before/Afterワークショップ

実際に社内で飛び交っている「イケてないメール」を教材にします。「このメールを読んで、一瞬で意味が分かりますか？」「どこを直せば、上司は『承認』ボタンを押しやすくなりますか？」グループで添削し合い、講師が解説します。

「自分の書いたメールもこうなっているかも……」という恥ずかしさ（自覚）が、改善の原動力になります。

AIとの共創ワーク（人間は編集長になる）

「この要件で、お詫びメールの下書きを書いて」とChatGPTに指示させます。そして、AIが出してきた文章を、人間が推敲（チェック）します。

「AIのこの表現は慇懃無礼だ」「事実は正確か？」「相手への配慮（クッション言葉）が足りない」これからのライティングは、ゼロから書くことではなく、AIが書いたものを監査し、責任を持って仕上げる「編集力」が求められます。

6.よくある失敗例と対策（FAQ）

Q1．新入社員が、友達に送るようなLINE感覚でチャットをしてきます。
- A．「チャット＝遊び」という認識を改めさせる必要があります。「ビジネスチャットは『公式な記録』であり、仕事のツールである」と定義し、スタンプのみでの返信禁止や、納期回答のルールなどを明文化して教えてください。
Q2．敬語や謙譲語の間違いが気になります。
- A．優先順位の問題です。もちろん敬語も大事ですが、それ以上に「論理破綻」の方が致命的です。まずは「意味が通じること（PREP）」を徹底し、その後に「丁寧さ（クッション言葉）」を磨く順番で指導してください。
Q3．書くのに時間がかかりすぎます。
- A．「辞書登録（単語登録）」を活用させてください。「お」→「お疲れ様です。」、「よ」→「よろしくお願いいたします。」定型文を登録するだけで、入力速度は数倍になります。こうしたITスキル（タイパ術）とセットで教えるのが実践的です。